Секретарь руководителя

Обязанности

. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, принимает и передает телефонограммы и информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс и т. п. ), записывает в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводит до сведения руководителя ее содержание.

 Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

 Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе по поручению руководителя.

 Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком (с обязательной регистрацией в соответствующих журналах, с присвоением регистрационных номеров) и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа (с обязательной подписью работника в получении).

 Ведет учет исходящей корреспонденции, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком (с обязательной регистрацией в соответствующих журналах, с присвоением регистрационных номеров), проверяет правильность оформления исходящих документов, подлежащих отправке (адрес получателя, реквизиты учреждения, наличие подписей, приложений и т. п. ) и осуществляет их отправку посредством почтовой, факсимильной и электронной почты.

 Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

 Принимает документы на подпись руководителю.

Выполняет отдельные служебные поручения руководителя учреждения.

Формирует документы в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Общие требования

На должность  принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы

Требования к образованию

Работодатель

Похожие вакансии