Делопроизводитель

Обязанности

• Выполнять служебные поручения директора Учреждения точно и в установленный срок.
• Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
• В соответствии с резолюцией директора Учреждения передавать документы на исполнение, контролировать ее исполнение.

-    Вести журнал входящей и исходящей корреспонденции, документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

- Отправлять исполненную документацию по адресатам.

-     Вести учет получаемой и отправляемой факсограмм, телефонограмм.

- Получать и отправлять корреспонденцию по электронной почте.

- Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

-  Готовить и сдавать в архив Учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

-   Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
• Копировать необходимые для работы документы.

• Готовить проекты исходящих писем от Учреждения и согласовывать с директором.
• Получать и отправлять корреспонденцию через почтовое отделение.

• Вести учет получаемых Учреждением газет и журналов.
• Отвечать на телефонные звонки, фиксировать в тетради входящих телефонных звонков.

  -  Вести учет ксерокопирования документов сотрудниками, фиксировать в соответствующем журнале.

- Вести учет исходящих междугородних телефонных звонков.

Общие требования

- На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование  и дополнительную подготовку .

- В своей деятельности делопроизводитель руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, федеральными законами, законами Республики Татарстан, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан, Положением о Министерстве, лзаконодательными и нормативными актами,    регламентирующими   деятельность   учреждения,    методическими

-материалами, касающимися деятельности учреждения; уставом учреждения; правилами трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией. 2. 3.   Делопроизводитель должен знать:

-    нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Учреждении;

основные      положения      Единой      государственной      системы делопроизводства;

- структуру Учреждения и его отделений;

-стандарты          унифицированной          системы          организационно-

распорядительной документации;

-    порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

• основы организации труда;
• правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;

правила     и     нормы     охраны     труда,      техники     безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности. 2. 2. Делопроизводитель должен уметь:

-   пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Требования к образованию

Адрес

Работодатель

Похожие вакансии