Секретарь руководителя

Обязанности

3. 1.  Секретарь непосредственно подчиняется Начальнику  Управления.

3. 2. Во время отсутствия Секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

IV. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

4. 1. Ведение делопроизводства.  

V. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь Управления  обязан:

5. 1. Принимать поступающую на рассмотрение Начальника корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

5. 2. Принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие Начальника принятые сообщения и доводить до его сведения  их содержание.

5. 3. Осуществлять заявки на  канцелярские принадлежности для работников Управления.

5. 4. Принимать телефонные звонки в приемной.

5. 5. Вести делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

5. 6. Принимать документы и личные заявления  от работников Управления на подпись Начальника.

5. 7. По поручению Начальника составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

5. 8. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив, составлять сводную номенклатуру дел.

5. 9. Копировать документы на персональном ксероксе.

5. 10. Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы.

5. 11. Работать с электронной почтой (прием, отправка писем).

5. 12. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать), вести журнал  данных писем.

5. 13.   Выполнять работы по документационному обеспечению кадровой деятельности управления:

-                    оформление приказов по основной деятельности;

-                    оформление командировочных документов;

-                    вести журнал: учета работников, прибывших к месту командировки, регистрации контроля исполнения документов.

5. 14. Составлять отчетность по договорам, заключенными с филиалом и с контрагентами, вести их регистрацию и контроль.  

5. 15. Выполнять другие служебные поручения непосредственного руководителя.

Общие требования

2. 1. На должность Секретаря назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, навыки пользователя ПК (Word, Excel), без предъявления требований к специальной подготовке и  соответствующий опыт работы от полугода.

2. 2.  Секретарь должен знать:

·      положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

·      структуру и штат Управления;

·      правила орфографии и пунктуации;

·      порядок расположения материала при печатании различных документов;

·      правила печатания писем с использованием типовых форм;

·      правила использования приемно-переговорными устройствами;

·      средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

·      методы оформления и обработки документов;

·      основы трудового законодательства;

·      основы организации труда

·      правила и нормы охраны труда;

·      правила охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;

·      правила внутреннего трудового распорядка Новосергиевского дорожного управления, Коллективный договор ГУП «Оренбургремдорстрой»;

Требования к образованию

Адрес

Работодатель

Похожие вакансии