Секретарь руководителя

Обязанности

1.      Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Общества.

2.                   Регистрация поступающих телефонных звонков.

3.                   Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

4.                   Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Общества.

5.                   Ведение журнала записи посетителей.

6.                   Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

7.                   Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам Общества.

8.                   Организация и бронирование переговорных комнат.

9.                   Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе, приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

10.                Доставлять по назначению деловые бумаги, пакеты, письма, книги и т. п. в соответствии с журналом учета поездок и указаниями руководителя, а также их получение и доставка от других организаций.

11.                Ведение учета и регистрации входящей и исходящей документации Общества, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.  

12.                Доставка, отправка (получение) почтовых отправлений (корреспонденции) во ФГУП «Почта России», в курьерских службах.

13.                Оформление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки в бухгалтерию Общества для отчета первичных учетных документов по отправке и получению почтовой и иной корреспонденции Общества.      

14.                Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, руководителю или уполномоченному лицу.

15.                Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.

16.                Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.

17.                Подготавливает и сдает в архив Общества документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

18.                С применением МФУ, в случае обращения специалистов структурных подразделений Общества снимает и предоставляет копии/сканированные копии документов Общества.

19.                Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.

Общие требования

Требования к квалификации: высшее, неполное высшее, или среднее специальное образование, стаж работы по аналогичной должности 6 месяцев и более, знание делопроизводства, программ Microsoft Office (опытный пользователь).

Требования к образованию

Адрес

Работодатель

Похожие вакансии