Помощник первого заместителя директора

Обязанности

• Принимать поступающую в Учреждение корреспонденцию для первого заместителя директора. Осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в Учреждении порядком, передать ее после рассмотрения первым заместителем директора в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Контроль качества подготовки представляемых на подпись первому заместителю директора документов, в частности, на предмет их корректного составления, надлежащего согласования утверждения необходимым числом лиц в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Учреждения.

• Отправлять документацию по адресатам, доводить принятые первым заместителем директора решений до непосредственных исполнителей.

• Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

• Обеспечение сохранности документов.

• Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции, поступающей первому заместителю директора, осуществление контроля своевременного соблюдения сроков исполнения документов

• Осуществление при необходимости оперативной связи с физическими и юридическими лицами, исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам текущей деятельности (телефон, факс и т. п. ).

• Обеспечение приема телефонных звонков, соединения первого заместителя директора с абонентами, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.

• Сбор необходимых первому заместителю директора сведений от подразделений, работников, вызов их по его поручению.

• Обеспечение рабочего места первого заместителя директора необходимыми средствами организационной и вычислительной техники, канцелярскими принадлежностями, инвентарем в соответствии с установленным в Учреждении порядком.

• Организация приема посетителей первым заместителем директора.

• Бронирование гостиничных номеров и закупка проездных документов для командировок первого заместителя директора.

Дополнительно

• Режим работы понедельник – четверг с 9. 00 до 18. 00, пятница – с 9. 00 до 17. 00.

• Квартальные и годовая премии.
• премия при наступлении юбилейных дат работника и учреждения.
• материальная помощь к ежегодному отпуску.
• Заработная плата состоит из должностного оклада и стимулирующих выплат(размер должностного оклада зависит от уровня образования и стажа работы).
• Оборудованное комфортабельное рабочее место.

Общие требования

• Опыт работы от 1 года
• Высшее профессиональное образование любого профиля;

• Владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя, уверенное пользование программными продуктами Microsoft Office, владение средствами коммуникациии связи.

Требования к образованию

Адрес

Работодатель

Похожие вакансии